Mail configuratie Odoo.sh

Tegenwoordig zien we dat mailservers steeds kritischer zijn in het accepteren van e-mail of het markeren van mail als spam. Omdat er mail verstuurd wordt vanuit je Odoo omgeving zijn er een aantal punten waar we op moeten letten om te voorkomen dat deze als spam gemarkeerd worden.

Maildomein

De email vanuit je Odoo omgeving wordt verstuurd uit eigen naam om deze mail zo persoonlijk mogelijk te maken. Als afzender van de mail wordt er dus gebruik gemaakt van je naam zoals die in Odoo bekend is en ook je mailadres. Doorgaans is dit het mailadres naam@bedrijf.nl. Omdat we willen dat de eventuele reactie van de klant in Odoo terecht komt en niet in je persoonlijke mailbox, moeten we zorgen dat de reactie naar de Odoo omgeving gestuurd wordt.

Dit betekent dat er een reply to adres gebruikt wordt van de Odoo omgeving. Om te voorkomen dat de mail als spam gemarkeerd wordt, moeten deze mailadressen kloppen en ook moet de Odoo omgeving geautoriseerd zijn om mail te versturen uit naam van de gebruikers. Standaard heeft de Odoo omgeving een domeinnaam vanuit Odoo, dit is doorgaans bedrijf.odoo.com.

Omdat deze domeinnaam geen onderdeel is van het domein van het bedrijf, lopen we het risico dat de mail afkomstig van deze server als spam gemarkeerd wordt. Dit omdat er mail verstuurd wordt met het mailadres naam@bedrijf.nl vanaf de server bedrijf.odoo.com.

Notificaties van klanten

Indien een klant reageert op een mail die vanuit Odoo verstuurd is, komt deze in Odoo terecht bij het betreffende onderwerp. Hier krijgen de volgers een notificatie van. Deze notificatie komen in hun inbox binnen Odoo, of worden als notificatie verstuurd naar de mailadressen van de volgers. Als deze per mail verstuurd wordt, is de afzender altijd klantnaam@klantbedrijf.nl. Er is een grote kans dat deze geblokkeerd worden of als spam gemarkeerd worden omdat er geen mail verstuurd mag worden met het mailadres klantnaam@klantbedrijf.nl vanaf de server bedrijf.odoo.com. Deze komt echter wel netjes in Odoo binnen.

Persoonlijke instellingen in Odoo

In Odoo staan de mailadressen van de users ingesteld bij al hun persoonlijke instellingen, klik hiervoor rechtsboven op je naam en kies dan je profiel. Hier kom je jouw emailadres tegen en zorg dat deze klopt. Doorgaans is dit het mailadres naam@bedrijf.nl. In Odoo staat een handtekening die onderaan een email staat die uit jou naam verstuurd wordt. De handtekeningen van de users zijn ingesteld bij al hun persoonlijke instellingen, klik hiervoor rechtsboven op je naam en kies dan je profiel. Hier vindt je de handtekening terug. 

In Odoo kun je instellen hoe je de notificatie van de dingen waar je volger van bent wil ontvangen. Dit is ingesteld bij hun persoonlijke instellingen, klik hiervoor rechtsboven op je naam en kies dan je profiel. Hier vind je instelling van notificatie beheer terug.

Technische aanpassingen

Om de bovenstaande aanpassing door te voeren moet de volgende stappen gedaan worden, Neobis zal de aanpassingen in Odoo doorvoeren, eventueel kan Neobis ook de aanpassingen doen in de domeinregistratie. In het dns van de domeinregistratie moeten de volgende aanpassingen doorgevoerd worden:

In de domeinregistratie van bedrijf.nl moet er een cname record toegevoerd worden welke portal.bedrijf.nl doorverwijst naar bedrijf.odoo.com.

In de domeinregistratie van bedrijf.nl is als het goed is een spf record aanwezig. Hier moet het volgende aan toegevoegd worden (achter v=spf1) include:portal.neobis.nl include:_spf.odoo.com.

Om te zorgen dat odoo.sh bekend is met het nieuwe domein moet dit domein in odoo.sh ingesteld worden als een “Custom domain” bij de juiste “Branch”. Odoo.sh zorgt dan dat hier een ssl certificaat voor aangemaakt wordt. In Odoo moeten de systeem parameters met de volgende “sleutels” aangepast worden:


Mail configuratie Odoo.sh